ORVIETO – Nella seduta del 30 ottobre, il consiglio comunale ha approvato all'unanimità il protocollo di collaborazione tra Comune di Orvieto, Regione Umbria e Tribunale di Terni per la costituzione dell’Ufficio di Prossimità.

L’Ufficio di Prossimità – ha spiegato l’assessore alle Politiche sociali, Alda Coppola, illustrando l’atto all’assemblea - è un progetto promosso dal Ministero della Giustizia e rivolto a tutte le Regioni italiane allo scopo di consentire una migliore e più efficiente tutela dei diritti dei cittadini a partire dai procedimenti di volontaria giurisdizione e, in generale, da quelli in cui essi possono accedere alla giurisdizione senza l’ausilio di un avvocato. Ha l’obiettivo quindi di individuare punti unici e decentrati rispetto agli uffici giudiziari dove tutti gli enti che a diverso titolo partecipano al sistema delle tutele possano offrire servizi integrati e di facile accesso. 

Tra i servizi erogati dall’Ufficio di Prossimità figurano l’orientamento e l’informazione gli utenti a partire dagli istituti di protezione giuridica anche attraverso la distribuzione di materiale informativo, la distribuzione della modulistica adottata dagli uffici giudiziari di riferimento, la gestione dell’attività dell’Ufficio attraverso l’agenda elettronica per gli appuntamenti e il tracciamento dell’attività svolta allo scopo di fornire indicatori di attività e statistiche, il supporto alla predisposizione degli atti che le parti e gli ausiliari del giudice possono redigere senza l’ausilio di un legale, e l’invio degli atti telematici agli uffici giudiziari.

La Regione Umbria nel suo ruolo di soggetto beneficiario del progetto, si occuperà dell’acquisizione di beni mobili, strumentali e arredi per l’allestimento degli uffici, della formazione del personale addetto agli uffici, del servizio help-desk a supporto dell’utilizzo dell’infrastruttura informatica e dei software sviluppati, della digitalizzazione dei fascicoli relativi ai procedimenti pendenti in materia di giurisdizione volontaria. Inoltre cederà a titolo gratuito al Comune i beni mobili, strumentali e gli arredi acquistati per l’attuazione del progetto e l’allestimento degli Uffici, fornirà le linee guida operative per l’organizzazione delle attività dell’Ufficio di Prossimità, nonché per la promozione e comunicazione degli Uffici di prossimità ed i servizi da essi resi, supporterà la fase di avvio dell’Ufficio di Prossimità, accompagnando operativamente la realizzazione del servizio per i mesi di avvio, coadiuverà  il Comune nell’attività di comunicazione finalizzata a far conoscere ai cittadini l’esistenza degli Uffici di prossimità ed i servizi da essi resi, si rapporterò con l’OI Giustizia, in ordine ai risultati del progetto e coordinerà i vari interventi e attività

Con il protocollo il Comune di Orvieto si impegna invece a mettere a disposizione adeguati locali in cui ubicare gli Uffici di prossimità, a individuare e rendere disponibile il personale preposto all’Ufficio di Prossimità, che sarà composto da almeno da due unità. L’amministrazione comunale garantirà, per il periodo di validità del progetto, la realizzazione delle attività dell’Ufficio di Prossimità indicate nelle linee guida fornite dalla Regione, definirà e sottoscriverà con il Tribunale di Terni un Protocollo Prassi al fine di dettagliare modalità di lavoro e di collaborazione tra Ufficio di Prossimità e Tribunale, anche oltre i termini temporali del presente Protocollo di intesa, individuerà un Responsabile del Servizio, referente dell’Ufficio di Prossimità presso il registro informatizzato delle PP.AA. del Portale dei Servizi Telematici (PST) del Ministero della Giustizia e incaricato dell’inserimento e della modifica gli addetti dell’Ufficio sul portale, che pianifica le attività di lavoro, coordina la squadra, monitora l’andamento dell’Ufficio stesso, sia osservando le attività sul campo, sia raccogliendo i dati del monitoraggio del servizio. 

Il responsabile del servizio sarà il punto di riferimento comunale per tutti i soggetti, comprese le altre pubbliche Amministrazioni interessate al Progetto, porta a conoscenza le attività svolte e le peculiarità eventualmente emerse sul campo e segnala criticità e problematiche da condividere, fornirà alla Regione ogni indicazione utile per gli acquisti di beni e servizi a loro favore, prestando massima collaborazione e disponibilità per usufruire dei beni e servizi acquistati, ricevere in cessione a titolo gratuito dalla Regione i beni mobili, strumentali e gli arredi da essa acquistati per l’attuazione del progetto e l’allestimento degli Uffici, prestare la massima collaborazione al fine di consentire alla Regione di assolvere ai propri obblighi in qualità di Beneficiario del Progetto, elaborare e fornire alla Regione, in riscontro a specifica, tempestiva, richiesta, le relazioni sullo stato di avanzamento delle attività;

Per quanto riguarda il Tribunale di Terni collaborerà con gli Uffici di prossimità istituiti, per le attività di propria competenza, metterà a disposizione i fascicoli pregressi in materia di volontaria giurisdizione che dovranno essere oggetti di digitalizzazione, creerà un “centro di competenza” presso il Tribunale, orientato all’accompagnamento operativo del personale che opera presso l’Ufficio di Prossimità ed alla risoluzione delle problematiche tecniche, con il supporto e coordinamento della Corte di Appello di Perugia, a garanzia dell’uniformità degli interventi su tutto il territorio regionale, definirà e sottoscriverà, con l’Ente locale titolare dell’Ufficio di Prossimità, un Protocollo Prassi quale documento complementare all’accordo, al fine di dettagliare modalità di lavoro e di collaborazione tra Ufficio di Prossimità e Tribunale, anche oltre i termini temporali del protocollo di intesa, individuerà e indicherà nel Protocollo Prassi un Magistrato e un Cancelliere referenti del Progetto individuandoli preferibilmente tra i Giudici Tutelari in servizio e tra il personale amministrativo addetto al settore Tutelare-Volontaria Giurisdizione. Fornirà infine alla Regione ogni indicazione utile per gli acquisti di beni e servizi, prestando massima collaborazione e disponibilità per usufruire dei beni e servizi acquistati. 

Il dibattito integrale in aula.