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INDIRIZZO
p.zza del Popolo - 05018 ORVIETO

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0763/344644

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0763/343611

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congressi@comune.orvieto.tr.it

TARIFFE AFFITTO
 

PALAZZO

DEL POPOLO

Entrato in funzione nell'autunno 1991 come Centro Congressi, il Palazzo del Popolo di Orvieto, dopo un'attenta opera di ristrutturazione, rappresenta oggi un mirabile esempio di trasformazione di un antico edificio storico del XIII secolo in moderno e tecnologico centro congressuale all'avanguardia.
Nel 1284 ha ospitato la prima assemblea cittadina dei rappresentanti del popolo orvietano. Sede delle varie autorità  susseguitesi al libero Comune, che lo volle per primo come luogo d'incontro e di dibattiti, il Palazzo fu restaurato alla fine dell'Ottocento e riacquistò i caratteri originari grazie all'opera dell'architetto Paolo Zampi.
Dopo i più recenti interventi di restauro il Palazzo ha riacquistato l'antico splendore senza però discostarsi dall'originaria destinazione assembleare, preservando gli aspetti monumentali e architettonici accanto ad impianti e attrezzature d'avanguardia.
Il Palazzo del Popolo può ospitare oltre 450 persone in un ambiente storico di grande suggestione, con un accesso diretto attraverso la scalinata esterna che si affaccia sulla omonima piazza e articola il suo percorso congressuale su quattro livelli, mettendo a disposizione dei delegati spazi alternativi alla Sala Plenaria e alle Sale Collaterali.
Sono spazi finalizzati a riunioni, commissioni di lavoro, la Sala Relatori e l'Ufficio Stampa, e inoltre Uffici di Segreteria, Sala Regia e Centro Slides, area Bar-Ristorazione, Servizio Guardaroba, Foyer per servizi di front-office e Zona Registrazione.

CARATTERISTICHE TECNICHE
Tra le dotazioni tecniche fisse del Centro Congressi si annoverano:

• tre cabine per traduzione simultanea a raggi infrarossi e cabina regia;
• videoproiezione su schermo gigante e videoregistrazione;
• TV a colori a circuito chiuso in tutte le sale;
• sistemi di amplificazione;
• riproduzione documenti;
• predisposizione per teleconferenze;
• conference system;
• proiezione diapositive e filmati;
• sistemi audiovisivi di ogni tipo;
• trascrizione simultanea;
• badges digitali;
• sistemi multimediali interattivi;
• allestimenti e supporti poster.

Disponibilità di personale di assistenza, operatori tecnici specializzati, servizio ristorazione catering per coffe-break e buffet lunch su richiesta.

REGOLAMENTO DEL PALAZZO DEL CAPITANO DEL POPOLO ATTREZZATO A CENTRO CONGRESSI

Art. 1 - Descrizione Sale

Il Palazzo dei Congressi dispone di tre sale denominate:

• "Sala dei Quattrocento"
  situata al secondo piano, allestita per 328 persone ma in grado di ospitarne fino ad un massimo di 450, utilizzata come sala plenaria e dotata di palco per gli oratori e di sofisticate strumentazioni tecniche, quali: maxischermo, sistemi di amplificazione, videoproiezione, videoregistrazione e videoconferenza, cabina regia ed impianto fisso a raggi infrarossi per la traduzione simultanea, sistema elettronico di oscuramento per proiezioni;
  Decorata da bellissimi affreschi sulle pareti, interrotte a intervalli regolari da suggestive trifore, è una sala maestosa, dominata da un soffitto ligneo a spioventi scandito da archi a sesto acuto.
  
• "Sala Expo"
  sita al piano terra, comunicante con la Sala dei Quattrocento per mezzo di un sistema audiovisivo TV a circuito chiuso, avente una superficie polivalente di mq. 220, il cui utilizzo spazia dalle riunioni e seminari fino a 200 persone, a mostre, esposizioni ed occasioni conviviali fino ad una capienza di 300 persone;
  Spazio complementare e di immediata accessibilità, occupa un elegante ambiente scandito da arcate e rivestito in mattoni di tufo a vista.
  
• "Sala Etrusca"
  ubicata al piano interrato, comunicante anch'essa con la Sala dei Quattrocento per mezzo di un sistema audiovisivo TV a circuito chiuso, ideata a sistema modulare e suddivisibile in tre salette indipendenti tramite pareti mobili, scorrevoli, fonoassorbenti ed utilizzabile, pertanto per convegni da 15 fino a 120 partecipanti;
  Complementari alle sale sopra descritte e finalizzati a riunioni e commissioni di lavoro sono gli spazi adibiti a Sala Relatori e Ufficio Stampa, utilizzati anche come Centri Slides, e le aree adibite a Foyer, Bar-ristorazione e guardaroba.
  L'arredamento e tutte le attrezzature tecniche di cui dispone il Centro Congressi sono elencati in dettaglio nell'inventario che, allegato al presente regolamento, ne costituisce parte integrante e sostanziale.
  La sala trae il nome dal basamento di un Tempio Etrusco del VI secolo a. C., imponenti blocchi squadrati in tufo venuti alla luce durante i lavori di restauro del Palazzo. I frammenti dell'antica città etrusca oggi sono visibili dalla parete in cristallo che fa da sfondo alla sala.

Art. 2 - Utilizzazione del Palazzo

Il Palazzo dei Congressi può essere utilizzato quale sede di congressi, convegni, conferenze, tavole rotonde, seminari, dibattiti, mostre, esposizioni, concerti, organizzati direttamente dal Comune di Orvieto o da altri soggetti sia pubblici che privati.

Art. 3 - Modalità di richiesta di utilizzo del Palazzo

La richiesta di utilizzo del Palazzo deve essere formalizzata per iscritto ed inviata al Comune di Orvieto prima dello svolgimento dell'iniziativa, corredata da una dichiarazione del richiedente, con la quale si solleva il Comune concedente da ogni e qualsiasi responsabilità.
Nella stessa devono essere specificati il fabbisogno in termini di spazi, durata e giorni di utilizzo, impianti tecnologici ed attrezzature in dotazione che si intendono attivare e/o usare.
Il Comune si impegna a dare risposta entro i tre giorni successivi alla data in cui perviene la richiesta.
Il soggetto che fa richiesta di opzione, che può essere anche verbale e/o telefonica, deve confermare tale richiesta, formalizzandola nei modi sopra descritti, entro il termine massimo do gg. 30, scaduto il quale, l'opzione decade.
Nel caso di più opzioni riferite allo stesso periodo ed all'uso delle medesime sale, il Comune ne informa i soggetti richiedenti e la scelta per la concessione del Palazzo sarà determinata dalla priorità di conferma.

Art. 4 - Concessione del Palazzo

La concessione di tutto o parte del Palazzo è subordinata alla congruità dell'iniziativa in relazione alla destinazione d'uso dell'immobile, alla compatibilità di calendario, all'accettazione scritta da parte del soggetto richiedente delle norme contenute nel presente regolamento, alla firma della scheda di affitto ed al pagamento dei canoni previsti, entro trenta giorni dalla data di emissione della fattura da parte del Comune concedente.
E' ammesso il contemporaneo svolgimento di iniziative, purchè non interferiscano fra loro o si arrechino reciproco nocumento, nel qual caso sarà autorizzata l'iniziativa proposta in ordine temporale prioritario.
Non è ammesso l'ingresso di persone oltre il numero consentito dalla capienza delle singole sale, stabilito dall'apposita Commissione Provinciale di Vigilanza.
L'utilizzazione di macchine e strumentazioni estranee all'arredamento dovrà essere sempre concordata con il Comune di Orvieto, al momento della richiesta stessa.
Qualora il soggetto richiedente intenda installare negli spazi congressuali, anche tramite terzi, addobbi, impianti, macchinari, scenografie, cartelli, segnali, etc., dovrà porre la massima cura affinchè gli stessi non danneggino le mura perimetrali interne ed esterne, le pavimentazioni e le parti metalliche e/o lignee, rifinite a vernice del Palazzo. Tutti i materiali posti in opera dovranno essere del tipo "classe 1 di resistenza al fuoco" omologati ed adeguati per locali di pubblico spettacolo.
Nel caso in cui il richiedente intenda attivare il servizio bar o di ristoro all'interno del Palazzo, sempre e comunque con carattere temporaneo riferito al periodo d'uso concesso, dovrà munirsi a sua cura e spese di tutte le licenze ed autorizzazioni previste per legge od avvalersi di terzi in possesso delle stesse, intendendosi esclusa ogni responsabilità del Comune per eventuali omissioni e inadempienze alle disposizioni in materia.
Il Comune di Orvieto non si assume alcuna responsabilità derivante dalle attività connesse all'iniziativa svolta, pertanto è necessario che il richiedente si munisca di idonea polizza assicurativa per responsabilità civile e furto.

Art. 5 - Canone di affitto delle sale

Il canone di affitto del Palazzo e delle sue sale deve essere deliberato annualmente dalla Giunta Comunale.
Il versamento da parte di qualsiasi soggetto, sia pubblico che privato, del canone di affitto, che serve a coprire le spese medie di utilizzo della struttura è sempre dovuto, fatta eccezione per le attività svolte direttamente dal Comune di Orvieto, in conformità dello Statuto e dei Regolamenti Comunali e, previo atto formale della Giunta Comunale, per le iniziative di altri soggetti istituzionali (in particolare, Scuole).
Dal canone di affitto del Centro Congressi si intendono esclusi i costi per i consumi derivanti dall'utilizzo del telefono, del fax, della fotocopiatrice e dall'attivazione del sistema di videoconferenza, videoregistrazione, videoproiezione, di traduzione simultanea e di ogni altro servizio accessorio (allestimento, pulizie, guardiania, personale tecnico o di servizio reception e segreteria, etc.).

Art. 6 - Calendario iniziative

E' fatto obbligo al Comune di Orvieto di tenere aggiornate le schede di utilizzo delle strutture del Palazzo con l'indicazione del richiedente dell'attività che si intende svolgere, la sua durata, la sala da impegnare e gli impianti tecnologici fissi e mobili che verranno usati, onde favorire l'aggiornamento completo e continuo dell'agenda degli utilizzi.
Il calendario deve avere una programmazione di massima semestrale ed una più particolareggiata mensile.

Art. 7 - Organizzazione iniziative

L'organizzazione dell'attività congressuale svolta spetta ai P.C.O. (Professional Congress Organizzator), a ciò autorizzati, i quali sono obbligati alla conoscenza ed al rispetto delle norme contenute nel presente regolamento.

Art. 8 - Oneri a carico del concedente

Fanno carico al Comune di Orvieto le spese relative alla manutenzione ordinaria e straordinaria dell'intero immobile e quelle relative alla manutenzione degli impianti ivi esistenti.
Il Comune di Orvieto si impegna, altresì, ad effettuare interventi rapidi, atti a ripristinare gli impianti e le attrezzature che hanno subito danni causati da continuo uso e vetustà, al fine di garantire l'efficienza del funzionamento degli stessi.

Art. 9 - Conduzione degli impianti tecnologici e gestione dei servizi

Il Comune di Orvieto per la conduzione degli impianti e per la gestione dei servizi che esulano dalla manutenzione ordinaria, che viene svolta direttamente dall'Ufficio Tecnico Comunale, provvederà mediante procedure di gara secondo il vigente regolamento dei contratti.
Eccezionalmente e per un periodo transitorio della durata di un anno decorrente dall'approvazione del presente regolamento, il Comune di Orvieto può rivolgersi alle ditte fino ad oggi utilizzate, con le quali si è instaurato un rapporto di fiducia, sulla base di un'esperienza consolidata negli anni.

Art. 10 - Danni derivanti dall'uso del Palazzo

I locali temporaneamente concessi dovranno essere restituiti liberi e nello stato d'uso e di funzionamento come all'atto della consegna.
Pertanto, chiunque richieda l'utilizzo del Palazzo o di parte di esso, si assume la responsabilità per eventuali danni che vengano arrecati alla struttura, derivanti da uso improprio.

Art. 11 - Disposizioni finali

Eventuali deroghe al presente regolamento, con particolare riferimento all'art. 5, commi 2 e 3, dovranno in ogni caso essere deliberate dalla Giunta Comunale.

TARIFFE AFFITTO

( Per le tariffe di affitto telefonare al num. 0763-344644)

Altri servizi non disponibili nel centro congressi

• Pulizie (obbligatoria);
• Regia (obbligatoria);
• Guardiania (obbligatoria);
• Allestimenti vari;
• Personale di reception;
• Personale di segreteria;
• Assicurazioni RC